¿Cómo gestionar  la información y el conocimiento de nuestra organización?
Desde las organizaciones más tradicionales hasta que aquellas que basan su negocio en mercados aún por emerger, toda organización basa su propia existencia en un proceso tan sencillo como complejo, la toma de decisiones.

Tomamos decisiones a diario basadas en la información que creemos tener disponible, aunque en realidad lo hacemos en base a un subconjunto muy reducido de ella. Para entender por qué, tomaremos algunas afirmaciones del informe de OBS: en los últimos 10 años se ha creado más información que en toda la historia de la humanidad, cada minuto se envían 204 millones de emails, 100.000 tweets, se descargan 47.000 aplicaciones para smartphones y tablets o se suben 30 horas de vídeo a Youtube.

La explosión en la creación de contenidos tiene su origen en tres principales irrupciones tecnológicas: mobile, social y cloud.

Parece evidente que toda esta información, tanto estructurada (bases de datos…) como desestructurada (documentos, imágenes…), nunca podrá ser procesada para ayudarnos a tomar mejores decisiones por métodos manuales. Es aquí donde cobra vital importancia la adopción de la gestión del conocimiento empresarial, ECM por sus siglas en inglés (Enterprise Content Management).

ECM son las estrategias, métodos y herramientas para gestionar el ciclo de vida de la información y relacionarla con nuestros procesos empresariales. Dicho ciclo de vida se organiza en cinco etapas principales: la captura, gestión, almacenamiento, preservación y distribución del conocimiento empresarial, aunque no entraremos en la definición y detalles de cada una de ellas en este artículo.

Lo realmente importante es qué puede hacer nuestra organización a través de una herramienta de gestión del conocimiento como es un ECM. Hemos hablado de gestión de la información, bases de datos, movilidad, documentos y otros muchos conceptos que usamos en mayor o menor medida, vamos a ver algunos ejemplos prácticos de soluciones creadas a través de ECM:

Intranet corporativa:

Es una solución típicamente accesible desde la red interna de la organización, aunque puede también publicarse para su uso externo. Su principal objetivo es gestionar y facilitar el intercambio de información entre la organización y las personas que la componen a través de una solución centralizada y accesible por todos.

Gestión de Calidad:

Es una de las soluciones más abordadas en los últimos años, la gestión de las distintas normas de Calidad certificadas en la organización implica un gran volumen de documentación y colaboración que suele abordarse de forma tradicional con documentos en papel y centrada en la figura del responsable de Calidad como centro del sistema.

En una solución de este tipo los documentos físicos dan a paso a ficheros digitales, toda la información del sistema (reclamaciones, no conformidades, acciones correctivas, informes de auditoría…) están centralizados en una solución accesible desde cualquier dispositivo, clasificados y etiquetados según el tipo de contenido y accesibles a través de un sistema de roles que no solo garantiza el acceso sino que permite definir desde workflows simples como la aprobación hasta otros más complejos integrando información de otros sistemas corporativos.

Éstas son dos de las principales soluciones y beneficios que un ECM puede reportarnos, aunque podríamos hablar también de gestión de proyectos, recursos humanos, gestión de I+D+i, portal de proveedores y muchas más.

El mercado de los grandes fabricantes no es ajeno a esta necesidad y viendo el último Magic Quadrant de Gartner podemos ver cómo fabricantes como Microsoft se posicionan como líderes gracias a su plataforma Microsoft Sharepoint.


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Referencias:
www.obs-edu.com
iknow.solutions