Factura electrónica

Se puede decir que 2015 fue el año de despegue definitivo de la factura electrónica en España, pues se han emitido casi 10 millones de facturas electrónicas a la Administración Pública.

Como suele ocurrir en muchos ámbitos, ha tenido que ser el sector público el que haga de tractor en este proceso de implantación, estableciendo como obligatoria la facturación electrónica, de tal forma que desde 1/1/2015, todas aquellas facturas dirigidas a cualquier Administración Pública, tienen que estar en formato electrónico y firmadas digitalmente junto con un certificado autorizado. Hay excepciones a esta obligatoriedad, pues, por ejemplo, para facturas de importes inferiores a 5.000 euros, puede seguir facturándose con facturas en formato papel, aunque es cuestión de tiempo que esta excepción sea eliminada.

Tipos y formato de factura electrónica

Hay cierta confusión en cuanto a los requisitos y formatos de las facturas electrónicas, por lo que conviene aclarar que existen dos tipos fundamentales de facturas electrónicas:

    • Factura con formato no estructurado: consisten en la típica factura en PDF, o en una imagen escaneada. En los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
    • Facturas en formato estructurado: son aquellas que contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Por lo tanto, la diferencia fundamental entre ambas estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

La factura electrónica en España y sus ventajas

Se puede decir que la estrategia utilizada en España para promover la utilización de la factura electrónica está funcionando, puesto que muchas empresas han podido comprobar de forma las ventajas que comporta de forma práctica:

  • Se acortan los ciclos de tramitación de las facturas
  • Se permite que los sistemas informáticos de gestión integren la información de forma directa en las bases de datos empresariales.
  • Se acelera el cobro de las mismas.
  • Se tiende a reducir errores humanos.
  • Se eliminan los costes postales y de impresión.
  • Se facilita el acceso a la información histórica de facturas, y se elimina / reduce el espacio físico de almacenamiento.

La facturación electrónica forma parte de un proceso global y más amplio, que es la transformación digital de las empresas y los procesos empresariales. En definitiva, una tendencia a la que es preferible responder de forma positiva y proactiva, aprovechando las ventajas y reduciendo los riesgos.

Vinculación con el sistema de gestión ERP

Sin duda la pieza fundamental en la gestión de la factura electrónica es el software de gestión empresarial o ERP, que debe estar preparado para los cambios que se avecinan. Es importante contar con el respaldo de un fabricante con capacidad de inversión en los desarrollos a implementar, y con solvencia tecnológica para ponerlos en marcha. Microsoft y su software de gestión Dynamics Nav 2016, cuentan con una completa funcionalidad para la gestión de la factura electrónica, desde los aspectos más básicos, hasta la gestión integral de la documentación electrónica y los flujos de trabajo asociados.

Estas son las principales funcionalidades que Microsoft Dynamics Nav 2016 implementa en el área de facturación electrónica y gestión documental:
Facturas Electrónicas:

  • Las facturas electrónicas en Microsoft Dynamics NAV2016 se basan en el standard mundial PEPPOL que regula el intercambio de documentos para escenarios B2G (empresas que facturan a la Administración Pública) y B2B (empresas que facturan a otras empresas). A pesar de que este es el formato usado por defecto, Nav2016 puede adaptarse a cualquier otro, por ejemplo, FacturaE, UBL, o a cualquier otro formato de Administración local/regional que cambie.
  • Dynamics Nav 2016 incluye notificaciones para indicar a los usuarios que deben aplicar alguna acción.
  • Permite automatizar procesos para ejecutar procesos rutinarios y lograr que el sistema haga cálculos o ejecute acciones ligadas al ciclo de facturación.
  • Genera de forma automatizada justificantes de envío de documentos.
  • En la recepción de Documentos electrónicos es posible que el sistema que cree por sí solo Facturas de compra, Pedidos, etc.

Gestión Documental: búsqueda y gestión de facturas prescindiendo del papel
La gestión de la facturación electrónica en Dynamics Nav 2016 se complementa con utilidades propias de un complejo sistema de gestión documental, de tal forma que se puede capturar, almacenar y hacer búsquedas usando la Gestión Documental, o utilizar un OCR, incluso pudiendo crear Facturas de Compra o entradas en Diarios de manera automática.