Implantación ERP

A la hora de implantar una herramienta de gestión, dirigida especialmente a la administración económico-financiera como lo es un ERP, debemos tener en cuenta diferentes aspectos que justifiquen la inversión para que el ERP mejore la gestión y el control de todas las operaciones y procesos de índole económica o financiera que se desarrollan en las distintas áreas y ubicaciones geográficas de la compañía. Tendremos que cubrir una serie de necesidades y procesos empresariales que deberán estar bien definidos.

1. La importancia del binomio ERP-Procesos

Lógicamente, la herramienta es importante, pero en la implantación de un ERP, el binomio herramienta-procesos se convierte en algo crítico, donde la definición de procesos es fundamental. De hecho, uno de los objetivos de la implantación de un ERP es revisar y mejorar todos los procesos de los recursos empresariales y áreas de la compañía. Desde la petición de un pedido de un cliente, los presupuestos y ofertas, facturas, la cadena de suministro hasta la entrega final, el pago o las devoluciones para mejorar el control y los tiempos de ejecución.

2. El conocimiento y la relevancia del Partner

Otro de los aspectos a tener en cuenta, será el del proveedor que va a implantar el ERP, ya que debe tener la experiencia y conocimiento suficiente para lograr los objetivos inicialmente planteados. Para certificar esto, los fabricantes, como por ejemplo Microsoft, otorgan niveles de certificación Gold en ERP, a aquellos Partners que cumplen con unos estándares muy estrictos en cuanto a número de implantaciones de ERP y satisfacción de sus clientes, entre otras variables.

Izertis Microsoft Gold Partner

3. Analizar y definir las fases de implantación con el Partner

A la hora de definir las fases de la implantación, deberemos marcar bien las líneas de trabajo, de forma que durante el desarrollo del proyecto la actividad normal de la empresa no se vea afectada. La documentación, la creación de hitos y la formación de los usuarios del ERP será fundamental para que una vez puesto en producción, la adaptación al ERP sea mínima y su uso sea intuitivo y familiar.

4. Qué versión de Dynamics utilizar

Una vez tengamos claro el Partner con el que implantar el ERP, los procesos a mejorar, y definidas, las fases de implantación. Es el turno de analizar qué versión de ERP utilizar ya que existen diferentes modalidades. Debemos tener presente el tamaño de nuestra organización. En función de ello, Microsoft ofrece dos tipos de soluciones. Dynamics Nav o Dynamics AX. A su vez cada una de ellas se ofrece con un paquete estándar y con otro más avanzado. Y existe la posibilidad de implantar el ERP on-premise o en la nube. Adicionalmente existen módulos o verticales específicos que se pueden integrar en el ERP para necesidades o sectores muy específicos lo que dotan a Dynamics Nav o AX de una solución flexible y escalable, algo fundamental en un ERP.

5. Equipos de trabajo

Para la configuración de nuestros equipos de trabajo, habrá que crear una conexión adecuada entre el Partner y el cliente para que la comunicación y los tiempos de respuesta sean los adecuados. Para ello se definen unos mecanismos de gestión, tiempos de ejecución y tiempos de respuesta.

Todos los procesos dentro de la implantación y configuración de una nueva solución ERP requieren de una dedicación especial por parte de todos los elementos y procesos que constituyen la empresa y que tienen implicaciones directas o indirectas en el ámbito económico-financiero, pero los beneficios obtenidos al final del proceso, se verán representados por un incremento en la rentabilidad y en el control de nuestro negocio.